Las TICs y la Gestión Empresarial
Las Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones (TIC), es una excelente herramienta de gestión
empresarial, que ayuda positivamente para el desarrollo y viabilidad de las
organizaciones. Las TICs agregan valor a las actividades operacionales y
de gestión empresarial en general y permite a las empresas obtener ventajas
competitivas, permanecer en el mercado y centrarse en su negocio.
Las
tecnologías de información y las comunicaciones son una parte de las
tecnologías emergentes que hacen referencia a la utilización de medios
informáticos para almacenar, procesar y difundir todo tipo de información en
las distintas unidades o departamentos de cualquier organización.
Utilizando eficientemente las TICs se
pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos
acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de
cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del
momento, pues las ventajas no siempre son permanentes.
Las TICs
representan una herramienta importante en los negocios, sin embargo, el
implementar un sistema de información no garantiza que ésta obtenga resultados
de manera automática o a largo plazo.
En la
implementación de un sistema de información intervienen muchos factores, siendo
uno de los principales el factor humano. Es previsible que ante una situación
de cambio el personal se muestre renuente a adoptar los nuevos procedimientos o
que los desarrolle plenamente y de acuerdo a los lineamientos que se
establecieron.
Por esta razón es necesario hacer una planeación estratégica tomando en cuenta
las necesidades presentes y futuras de la empresa.
El uso
masivo de las TIC en
el funcionamiento diario de las organizaciones se
ha generalizado. La capacidad de definición y gestión de una estrategia TIC acorde con los objetivos y la
estructura organizativa de una institución se ha transformado en una obligación
inexcusable para su personal directivo. Cada año los responsables de ventas de
las grandes empresas informáticas y de telecomunicaciones anuncian la panacea
tecnológica definitiva que resolverá los problemas de cualquier organización.
En cualquier caso, en las empresas siempre existe una relación bidireccional entre
la organización y sus sistemas de información. La organización está abierta a
los impactos de los sistemas de información y estos deben estar alineados con
los objetivos de la organización. Existen unos factores mediadores que influyen
en la interacción entre las TIC y
las organizaciones.
Hay
varios tipos de definiciones de organización: desde las definiciones centradas
en el aspecto técnico que consideran la organización como un conjunto de
recursos procesadores para producir una salida en forma de productos o
servicios, hasta las definiciones centradas en los comportamientos, que hablan
de un conjunto de derechos, responsabilidades y obligaciones.
A pesar
de la diversidad de organizaciones que pueden existir, todas comparten unas
características comunes: unos procedimientos operativos normalizados y una
política organizacional.
Dentro de las características naturales está la
resistencia a los cambios organizacionales grandes. También debemos pensar en
lo que se llama “cultura
organizacional”, con sus principios implícitos y su fuerza
unificadora, también resistente al cambio.
Los
patrones de actividades que los empleados asumen también están siendo
afectados, en áreas tales como:
·
Procesos organizacionales
·
Habilidades y patrones de trabajo
·
Estructuras organizacionales
Las TIC pueden usarse
simplemente para automatizar procesos preexistentes, pero lo más probable es
que las actividades sean por lo menos racionalizadas, para aprovechar las
ventajas de las nuevas posibilidades que la tecnología crea, y en algunos casos
los procesos requieren ser rediseñados sustancialmente. Por lo tanto, los
impactos sobre los procesos organizacionales son
notorios y pueden ser muy profundos.
La
expectativa es que los cambios aporten beneficios considerables, pero a menudo
esos beneficios solo se realizan a mediano plazo. Comúnmente el impacto a corto
plazo en la organización y en su rentabilidad se ve como negativo, se hace la
inversión, un gasto excepcional, y se rompe la rutina existente.
Al
implantar nuevas tecnologías de informática y comunicaciones, los patrones de trabajo y las habilidades que ellos requieren, podrán ser muy diferentes de
los que se tenían antes. Son vitales las capacidades relacionadas con los
computadores y las comunicaciones. Algunos procesos que se hacían por lotes,
pueden orientarse a ser realizados inmediatamente, bajo pedido, para atender
las necesidades de los clientes. También puede haber efectos sobre las jornadas
laborales, como la posibilidad de extender el soporte a los clientes fuera del
horario normal de oficina. También estas tecnologías ofrecen la posibilidad de
desarrollar trabajos en la sede del cliente, o en la residencia del
trabajador (teletrabajo), manteniendo en todo
momento la necesaria comunicación e intercambio de información con la sede de
la empresa.
También
la estructura organizacional se ve impactada por las TIC. De manera creciente, el
enfoque tiende a dar trascendencia a los procesos del negocio, y a considerar
como menos importante la jerarquía de
administradores y supervisores, confluyendo hacia organizaciones cada
vez más planas. Las unidades organizacionales que funcionan como mini-imperios
son a menudo ineficientes por su resistencia al cambio. Cuando se implementan
tecnologías informáticas y de comunicaciones, esas unidades tienden a ser remplazadas por grupos más sueltos, no asociados por líneas funcionales, como marketing o
producción, sino a lo largo de la cadena de negocios que añade valor a la
materia prima para producir productos finales.
La
gestión de la información generada por una organización (en sus productos y en
su cadena de producción) debe ser coherente con la estructura organizativa
adoptada.
En la actualidad, las TIC son un
factor determinante en la productividad de las empresas, sea la empresa que sea
y tenga el tamaño que tenga. Aunque se trate de una
empresa muy pequeña, incluso si se trata de una sola persona, hay una serie de
servicios TIC básicos con los que cualquier empresa ha de contar: conexión a
Internet, correo electrónico, dominio en Internet, y página web.
Estos cuatro
servicios básicos son los mínimos para cualquier empresa, puesto que agilizan
enormemente acciones comunes que todas las empresas realizan, y sirven como
base para poder utilizar otros servicios más avanzados.
Autor: JENNY ESTHER DE JESÚS REYES
Interesante artículo!
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